De selectie van een Product Data / Lifecycle Management systeem
De implementatie van een Product Data Management systeem is kostbaar; vaak is er een investering van een aantal tonnen tot meer dan een miljoen euro mee gemoeid. Bovendien vraagt de inrichting van een Product Data Management of Product Lifecycle Management systeem veel tijd van een organisatie, waardoor het belangrijk is dat het systeem een toekomstgerichte oplossing biedt. Het gedegen en gestructureerd selecteren van de juiste oplossing is daarom van groot belang; een verkeerde keuze zal altijd een enorme desinvestering met zich mee brengen.
Selectie model
Hoewel er een aantal generieke selectie criteria zijn, zullen de specifieke criteria voor het selecteren van een Product Data Management systeem per bedrijf verschillend zijn. Elke bedrijf heeft in de loop van de tijd zo zijn eigen processen ontwikkeld waardoor er verschillen zijn in de benodigde Product Data Management functionaliteit. Afhankelijk van de specifieke situatie en omgeving in een bedrijf zal het ene systeem goede kansen hebben om effectief te kunnen opereren, daar waar een ander systeem mogelijk slecht zal presteren, terwijl dit in een ander bedrijf precies omgekeerd kan zijn. De oorzaak hiervan zal meestal niet liggen in het niet aanwezig zijn van een bepaalde integratie of systeemkoppeling. Het zal veel meer gaan om de manier waarop in het Data Management systeem een stuk functionaliteit is ingevuld of kan worden vormgegeven.
Het selectiemodel kent een viertal selectie fasen:
Longlist: Op de markt zijn meerdere pakketten verkrijgbaar. Om de kosten van het selectietraject te beperken wordt het aanbod van systemen teruggebracht tot een longlist van maximaal 6 systemen die in meer detail worden bekeken.
Shortlist: Door de systemen van de longlist aan een gedetailleerder onderzoek te onderwerpen kan de lijst worden teruggebracht tot een shortlist van 2-3 systemen. Hierbij kan een Request for Information gebruikt worden.
Request for Information (RFI): Om een neutraal vergelijk te kunnen maken tussen de systemen op de shortlist kan een Requirements sheet worden opgesteld met daarin de functionele en niet-functionele eisen en wensen. De leveranciers van de systemen op de shortlist wordt gevraagd de RFI in te vullen. Door de antwoorden te scoren op ondersteuning en belang voor het bedrijf ontstaat een beeld van de systemen die voor de Benchmark / Proof of Concept in aanmerking komen. In het kader van een Europese aanbesteding kan in plaats van de RFI een Marktconsultatie worden verricht. Dit is een formele voorfase voor de aanbesteding.
Demonstrator: Aan de leveranciers/implementatie partners van de systemen op de shortlist wordt gevraagd om een demonstratie te geven die zoveel mogelijk is toegesneden op de situatie in het bedrijf.
Benchmark / POC: in de benchmark of Proof of Concept (POC) worden 1 of 2 systemen in een reeele bedrijfssituatie getest. Hierbij wordt een representatief deel van de uiteindelijke data in combinatie met de systeem integratie geevalueerd. Aan het einde van de POC wordt bepaald welk Data Management systeem wordt gekozen.
Pilot: Vaak wordt aanvullend op de benchmark nog een pilot uitgevoerd in een beperkte project-omgeving. Het geselecteerde Data Management systeem wordt in de pilot volledig ingericht, zodat het na de pilot in productie kan worden genomen. In de pilot kunnen de laatste aanpassingen aan de customisation plaatsvinden.
Selectiecriteria:
De selectie criteria die worden gehanteerd gedurende de selectie fasen zijn als volgt te categoriseren:
Functioneel: Dit is de functionaliteit de de (eind)gebruiker wil hebben, zoals het kunnen categoriseren van objecten of makkelijk kunnen zoeken in meta data.
Niet functioneel: Dit zijn de technische eisen; de architectuur van het systeem, ondersteunde applicatie integraties, IT platformen, databases, security opties en netwerken. Hiernaast de mogelijkheden om zelf het systeem te onderhouden en aan te passen evenals de gebruikersinterface hierbij.
Kosten: Het betreft de totale kosten van het systeem dat wil zeggen de investering in hardware, software, implementatie- en adviesdiensten, customisation en training.
Leverancier: Dit is de beoordeling van de leverancier/implementatie partner. Om een indruk te krijgen of zij een goede partner zijn om het project tot een succes te maken.
Selectie gids
Het boek “PDM Selection Guide, From needs to selection; a business solution.” geeft een goed beeld van het selectietraject van een PLM (PDM) systeem. In het boek wordt op basis van het bovenstaande selectiemodel ingegaan op de verschillende aspecten van de selectie van een PLM systeem, maar ook wat een PLM systeem voor een bedrijf kan betekenen.. Hoewel het boek qua marktverkenning gedateerd is en inmiddels uitverkocht is, kan het wel dienen om meer kennis op dit gebied op te doen. Een digitale PDF versie van dit boek is hier te vinden of gratis op te vragen via de contact informatie van HQ-consult.