Data Management is een breed gebied aan functionaliteit; het omvat in de basis de Document- en Workflow Management functies. Hieraan kunnen functies zijn toegevoegd die voor het beheer van productgegevens van belang zijn, zoals Parts Management en Product Structure- en Configuration Management, voor het beheer van de product structuren en stuklijsten (BOM). Het integraal beheer van productgegevens vindt plaats in Product Lifecycle Management (PLM) systemen; dit zijn systemen die bij uitstek geschikt zijn voor het beheer van de productgegevens van idee, via ontwerp, realisatie en beheer tot sloop. In het onderstaande gedeelte wordt verder ingegaan op de functionaliteit binnen Data Management.
Document- en Workflow Management
De Document- en Workflow Management functionaliteiten vormen de basis van Data management:
Document Management omvat het beheer en de (long term) archivering van alle documenten met technische-, project-, en/of afdelingsinformatie. De functies die voor Document Management belangrijk zijn omvatten onder meer: Versiebeheer; het kunnen bijhouden van de verschillende versies en historie van opgeslagen informatie. Statusbeheer; het beheren van de verschillende stadia die de informatie doorloopt en zo mogelijk automatisch aanpassen van de status op basis van de doorlopen cyclus. Meta data beheer; het kunnen opslaan en terugvinden van informatie op basis van de juiste meta data (kenmerk gegevens). Autorisatie; het vaststellen van groepen en rollen met personen die al dan niet toegang hebben tot specifieke delen van informatie. Zoeken; het eenvoudig kunnen terugvinden van opgeslagen informatie.
Workflow Management omvat funtionaliteit voor: Review en goedkeuring van informatie; het gecontroleerd reviewen en goedkeuren van (concept) informatie tot goedgekeurde (approved) informatie. Verzending van informatie; het geregistreerd versturen en ontvangen van informatie zodanig dat de traceerbaarheid gewaarborgd is. De processen die worden doorlopen worden door het Workflow Management systeem actief getriggerd; dit wil zeggen dat acties leiden tot nieuwe acties waarbij notificatie van taken (in de mail of inbox) een belangrijke rol speelt. Het doel van Workflow management is het integraal beheren van alle processen rond het creeren, reviewen, verzenden, goedkeuren, wijzigen en opslaan van informatie.
Product Lifecycle Management (PLM)
Product Lifecycle Management (PLM) is een verdere verdieping van de (basis)functionaliteit van Document- en Workflow Management ten behoeve van het gestructureerd ontwikkelen van producten . De functionaliteit van PLM omvat onder andere:
Product Structure Management; het kunnen beheren van (meerdere) product structuren (as-designed, as-produced, as-built, as-maintained) teneinde een integraal beheer van het product in al zijn aspecten mogelijk te maken.
Parts management; het beheren van onderdeel bibliotheken waaruit de diverse producten zijn opgebouwd, hierbij behoort de functionaliteit voor Parts Classification; het classificeren en beheren van onderdelen catalogi.
Configuration Management: het beheren van productstrcturen in de tijd. Hierdoor ontstaan versie-bomen waarbij kan worden teruggegaan in de tijd of versies naar de toen gedeldende configuratie. Configuration Management is vooral in de vliegtuig- en automobiel industrie van groot belang, denk maar aan terugroep acties van geproduceerde modellen, maar ook om effectief reservedelenbeheer te kunnen uitvoeren.
Requirements Management: het kunnen traceren van eisen via het ontwerp tot de gerealiseerde oplossing. Systems Engineering is het vakgebied dat zich met Requirements Management bezig houdt. Binnen Systems Engineering wordt de eisenboom, de Requirements Breakdown Structure (RBS), via een decompositie gekoppeld aan het te ontwerpen systeem met sub-systemen en componenten; de System Breakdown Structure (SBS). Per sub-systeem of component worden de eisen vertaald naar een oplossing in de productstructuur. Middels een verificatie wordt het ontwerp getoetst en uiteindelijk gevalideerd aan de eisen.
Lees verder over de selectie en implementatie van een Data Management systeem.